İşletmeler büyüdükçe personel ulaşımı önemli bir operasyonel karar haline gelir. Şirket yönetimlerinin karşılaştığı klasik ikilem şudur: kurumsal servis kiralamak mı, yoksa kendi servis araçlarımızı satın almak mı daha avantajlı? Bu kararı verirken değerlendirilmesi gereken birçok temel faktör vardır. Bu kapsamlı rehberde her iki modelin avantaj ve dezavantajlarını detaylı şekilde karşılaştırarak doğru kararı vermenize yardımcı oluyoruz.
İlk Yatırım Maliyeti: Büyük Sermaye mi Sabit Gider mi?
Servis aracı satın almak büyük bir sermaye yatırımı gerektirir. 2024 yılı itibarıyla bir orta sınıf midibüsün fiyatı üç ile beş milyon lira arasında değişmektedir. Kırk beş kişilik bir otobüs ise on milyon lirayı aşabilir. Birden fazla araç gerekiyorsa bu maliyet katlanarak artar. Bu büyüklükte bir sermayeyi nakit olarak bağlamak, özellikle büyüme dönemindeki şirketler için ciddi bir yüktür.
Kiralama modelinde ise aylık sabit bir ödeme yapılır. Sermaye bağlanmaz, nakit akışı korunur ve bu kaynak şirketin asıl faaliyet alanına yönlendirilebilir. Aylık kiralama bedeli bütçeye kolayca yayılır ve finansal planlama daha öngörülebilir hale gelir. Özellikle KOBİ ölçeğindeki şirketler için kiralama modeli finansal açıdan çok daha sürdürülebilirdir.
Bakım, Onarım ve Sigorta Maliyetleri
Araç satın aldığınızda düzenli bakım, lastik değişimi, fren bakımı, yağ değişimi, sigorta primleri, yıllık muayene ve beklenmedik arıza onarım maliyetleri tamamen şirkete aittir. Bir servis aracının yıllık bakım maliyeti araç yaşına göre satın alma fiyatının yüzde beş ile on arası arasında değişebilir.
Ayrıca araçların değer kaybı da hesaba katılmalıdır. Bir otobüs ilk yılında değerinin yaklaşık yüzde yirmi beşini kaybeder. Beş yıl sonunda aracın ikinci el değeri satın alma fiyatının yarısından azına düşer. Bu görünmeyen maliyet çoğu zaman hesaplara dahil edilmez.
Kiralama modelinde tüm bakım, onarım, sigorta ve muayene giderleri hizmet sağlayıcıya aittir. Şirket yalnızca sabit aylık ücreti öder. Beklenmedik bir arıza durumunda bile ek maliyet oluşmaz. Bu durum bütçe planlamasını son derece öngörülebilir kılar ve sürpriz giderlerden korur.
Sürücü İstihdamı ve İnsan Kaynakları Yükü
Kendi araçlarınız olursa sürücü istihdamı gerekir. Her araç için en az bir, vardiyalı çalışıyorsanız iki sürücü istihdam etmeniz gerekir. Her sürücü için SGK primleri, gelir vergisi, yıllık izin hakları, kıdem tazminatı karşılıkları, yemek ve yol yardımı gibi yasal yükümlülükler şirketin üzerindedir.
Ayrıca sürücü yönetimi ayrı bir operasyonel süreçtir. İzin günlerinde yedek sürücü bulma, hastalık durumlarında ikame planlama, performans takibi ve disiplin süreçleri insan kaynakları departmanının iş yükünü artırır. SRC belgesi yenileme, sağlık raporu takibi ve eğitim süreçleri de cabası.
Kiralama modelinde sürücü istihdamı tamamen transfer firmasının sorumluluğundadır. Firma deneyimli, belgeli ve referanslı sürücüleri istihdam eder. İzin, hastalık veya ayrılma durumlarında yedek sürücü otomatik olarak sağlanır. Şirketiniz sürücü yönetimiyle hiç uğraşmaz.
Yedek Araç ve Operasyonel Esneklik
Kendi filo modelinde bir araç arıza yaparsa yedek araç bulmak ciddi sorun olur. Arıza gününde personel servissiz kalabilir. Bu durum çalışan memnuniyetini ve iş verimliliğini doğrudan olumsuz etkiler. Yedek araç satın almak ise ek bir sermaye yatırımı gerektirir ve çoğu zaman boşta bekler.
Kurumsal kiralama firmalarının geniş araç filoları bu konuda büyük avantaj sağlar. Bir araç arızalandığında dakikalar içinde yedek araç devreye girer. Ayrıca şirketinizin çalışan sayısı değişirse kiralama modeli esnek olarak ayarlanabilir. Yeni şube açıldığında ek araç talep edilir, küçülme durumunda araç sayısı azaltılır. Bu esneklik satın alma modelinde mümkün değildir.
Vergi Avantajı ve Muhasebe Kolaylığı
Kiralama giderleri doğrudan işletme gideri olarak kaydedilir ve vergi matrahından düşülebilir. Bu durum kurumlar vergisi hesaplamasında avantaj sağlar. Ayrıca KDV indirimi de mümkündür.
Satın alınan araçlarda ise amortisman yoluyla uzun dönemde gider kaydı yapılır. Amortisman süresi beş yıldır ve bu süre boyunca gider kaydı kısıtlıdır. Muhasebe açısından kiralama çok daha pratik ve avantajlıdır. Mali müşavirinizle görüşerek şirketinize en uygun modeli belirleyebilirsiniz.
Teknoloji ve Araç Yenileme
Ulaşım sektörü sürekli gelişiyor. Yeni model araçlar daha yakıt verimli, daha güvenli, daha konforlu ve çevreye daha duyarlı oluyor. Euro emisyon standartları sürekli güncelleniyor, şehir merkezlerinde eski araçlara kısıtlamalar getiriliyor.
Satın alma modelinde araç yenileme büyük maliyetli bir karardır. Eski aracı satıp yenisini almak hem zaman hem para gerektirir. Kiralama modelinde ise her anlaşma yenilemesinde daha yeni araçlara geçiş mümkündür. GPS takip, kamera sistemi, klima ve ergonomik koltuk gibi modern donanımlar kiralama araçlarında standart olarak sunulur.
Risk Yönetimi ve Sorumluluk
Kendi araçlarınızla servis işlettiğinizde trafik kazası, iş kazası ve üçüncü şahıs zararlarında sorumluluk doğrudan şirketinize aittir. Hukuki süreçler, tazminat talepleri ve sigorta işlemleri şirketin operasyonel yükünü artırır.
Kiralama modelinde araç sahipliği ve birçok sorumluluk transfer firmasına aittir. Firmanın kendi sigortaları ve hukuki süreçleri mevcuttur. Bu durum şirketinizin risk yükünü önemli ölçüde azaltır.
Hangi Model Hangi Şirkete Uygun?
Genel olarak elli kişiden az çalışanı olan şirketler için kiralama modeli kesinlikle daha avantajlıdır. Yüzlerce çalışanı olan büyük holdingler kendi filosunu işletmeyi tercih edebilir ancak bu durumda bile çoğu holding filo yönetimini profesyonel firmalara devreder.
Sonuç olarak çoğu orta ve büyük ölçekli işletme için kurumsal servis kiralamak daha mantıklı bir tercihtir. Sermaye korunur, risk azalır, esneklik artar ve operasyonel yük hafifler. Amanettur olarak esnek ve ekonomik kurumsal kiralama paketlerimizle her ölçekten şirkete profesyonel personel taşımacılığı çözümleri sunuyoruz.
